חיבור מערכות והזנת נתונים
כשאותו מידע מועתק שוב בין מערכות, אתרים וקבצים.
מחברים קליטה, עדכון והחזרת תוצאות לתהליך אחד, בהתאם לאפשרויות החיבור ולהרשאות.
לחיבור המערכת, האתר והדוחלצוותי כספים, חשבונאות ותפעול
אוטומציה פיננסית:
חיבור מערכות. פחות עבודה ידנית.
הצוות מעתיק נתונים, משווה דוחות ומברר הפרשים שוב ושוב? נחבר בין המערכות ונבצע את הבדיקות החוזרות לפי כללים. אקסל הוא רק מקור אפשרי; ההרשאות וההחלטות על חריגים נשארות אצלכם.
עם אלעד אלמוג, רואה חשבון ומתכנת, מייסד א.ה.י.ה אוטומציה. ניסיון בבקרות ובחיבור מערכות בבנקים ובחברות ביטוח.
מהמקור למערכת היעד
מה נכנס, מה נבדק ומה יוצא.
תהליך לדוגמה. החיבור, הבדיקות והפלט נקבעים לפי המערכות וכללי העבודה שלכם.
אוספים ומגדירים
מזהים את מקורות הנתונים ומערכת היעד: חיבור ישיר דרך API, ייצוא ממערכת או קובצי Excel. מגדירים גישה מאושרת וכללי בדיקה.
קלט: מקורות נתונים וכללי בדיקה מוסכמים.מכינים ובודקים
מתאימים מבנה וקודים למערכת היעד. בודקים שדות חסרים, כפילויות והפרשים מול המקור לפי הכללים שסוכמו.
בקרה: כל חריג מופרד עם הסיבה לבדיקה.מעבירים ומבררים חריגים
מכינים פלט או מעבירים נתונים למערכת היעד, לפי החיבור שסוכם. חריגים עוברים לצוות לתיקון ולבדיקה חוזרת.
תוצר: נתונים במבנה היעד ודוח חריגים.
ידני שואלהאקסל שלי עובד. למה לגעת בו?
אהי: לא בהכרח צריך להחליף אותו. אפשר לבדוק אילו פעולות חוזרות סביבו, ומה כדאי להשאיר במערכות הקיימות.
איפה זה פוגש את העבודה
שלושה תהליכים שכדאי לבדוק.
התאמות בין מקורות
כשהבדיקה היומית או סגירת החודש דורשות הצלבה בין נתוני מערכות וקבצים.
משווים לפי כללים מוסכמים וממקדים את הבירור בהפרשים.
להתאמות בחברת הביטוחבקרת מעבר בין מערכות
כשצריך לוודא שהנתונים במערכת החדשה תואמים למקור.
מפיקים דוח הפרשים ובודקים מחדש לאחר תיקוני הצוות.
לבקרת המעבר בין המערכותמקרה בוחן / מוסד פיננסי גדול
בקרת מעבר נתונים עד להתאמה אחד־לאחד
עשרות אלפיםשל חשבונות שנבדקו
לאחר מעבר בין מערכות פיננסיות נדרשה בדיקה של עשרות אלפי חשבונות, עם תנאים רבים והצלבות. בדיקה ידנית לא הייתה מעשית, וקובץ Excel רגיל לא התאים להיקף החישוב ולעדכוני הנתונים החוזרים.
נבנתה מערכת שהשוותה את הנתונים והפיקה לפי דרישה דוח הפרשים ופלט לתיקון. לאחר תיקוני העובדים ניתן היה לבדוק מחדש את הנתונים המעודכנים.
מחזורי הבדיקה והתיקון נמשכו עד שהנתונים התאימו אחד־לאחד למערכת המקור.
התיקונים בוצעו בידי העובדים. המערכת סיפקה את הבקרה והפלט הנדרש; אין כאן טענה שכל התיקונים היו אוטומטיים. מקור: תיאור הפרויקט שמסר אלעד אלמוג; הלקוח מוצג בעילום שם. זו תוצאה בפרויקט מסוים, לא התחייבות לתוצאה עתידית.
לבקרת המעבר בין המערכותקודם בודקים אם צריך פיתוח
לפעמים הפתרון
כבר במערכת שלכם.
אם המערכת הקיימת נותנת מענה, נתחיל משם. פיתוח מותאם מתאים לפערים בין מערכות, לכללי בקרה ייחודיים ולעבודה ידנית שהן אינן מכסות.
כדאי לבדוק כשיש
- עבודה חוזרת שגוזלת זמן.
- כללים שאפשר להסביר ולבדוק.
- גישה מאושרת לנתונים ואחראי לחריגים.
לפני שמתחילים
מה חשוב לדעת?
אפשר לבצע אוטומציה באתר או במערכת שאין להם API?
לפעמים. בודקים ייצוא וייבוא קבצים או דרך מאושרת אחרת, ובמקרים מתאימים גם ביצוע פעולות באתר. היכולת תלויה בהרשאות, בתנאי השימוש וביציבות הממשק; שינוי באתר עשוי לדרוש התאמה ותחזוקה. מבררים זאת לפני שמתחייבים.
איך יודעים שהנתונים נכונים?
מסכמים בדיקות קבלה: מספר רשומות, סכומי בקרה, תקינות שדות והפרדת חריגים. בודקים גם נתונים חסרים ושגויים. הבדיקות אינן מחליפות את האחריות המקצועית של הצוות.
מה נשאר אצלנו בסיום?
מסכמים תוצרים, תיעוד, הדרכה ואחריות להפעלה ולחריגים. מגדירים גם טיפול בשינויים במערכות ובנתונים; היקף התחזוקה נקבע בנפרד.
צריך לשלוח קובצי לקוחות כדי לקבל הצעה?
לא בפנייה הראשונה. מספיק לתאר מערכות, עבודה ידנית ותדירות. דוגמאות בהמשך יועברו בסביבה ובהרשאות מוסכמות. אין לשלוח מידע פיננסי רגיש בטופס האתר.
איזה תהליך אתם עושים שוב ידנית?
תארו בין אילו מערכות המידע עובר ומה הצוות עושה בדרך.
נבדוק התאמה ונסכם היקף ומחיר לפני פיתוח.